Visión

8 preguntas que debe hacer al mudarse o renovar una instalación de atención médica

¿Hora de mudarse? Gestione de forma eficaz el cambio de ubicación y de equipamiento en la asistencia sanitaria

Incluso antes de que llegara el COVID-19, los líderes de la atención médica estaban en apuros para hacer más con menos. Ahora, la urgencia solo se ha vuelto más intensa.

Cuando entramos en 2020, los sistemas de salud tenían numerosos proyectos de capital en marcha para adaptarse al número creciente de pacientes y servir mejor a las poblaciones de pacientes con instalaciones nuevas y renovadas. Si bien algunos de esos proyectos quedaron en suspenso a medida que las organizaciones cambiaron rápidamente de marcha para administrar el aumento de pacientes de COVID-19, muchos proyectos de construcción esenciales aún están en marcha.

Pero estas organizaciones se enfrentan a un cuidadoso acto de equilibrio al ofrecer nuevos espacios: proporcionar instalaciones y equipos sofisticados y modernos, con total eficiencia y precisión en cada paso del proceso. Desde optimizar el valor de cada pieza de equipo hasta minimizar las interrupciones durante la reubicación de un paciente, los cambios importantes en los equipos y las instalaciones requieren una mano hábil para mantener el valor máximo y la interrupción mínima.

Para ayudar a organizaciones como la suya a navegar por estas transiciones importantes, describimos las principales preguntas a considerar para la planificación de equipos importantes y la administración de mudanzas.

Consideraciones clave para la planificación de equipos médicos

Ya sea que sus equipos clínicos se muden a un hospital nuevo o simplemente a un conjunto renovado de habitaciones, deben saber que el nuevo espacio está equipado con el equipo médico necesario y que funcionará desde el primer día.

La compra de equipos no es nada nuevo para la mayoría de los departamentos de adquisiciones de los sistemas de salud, pero aprovisionar instalaciones completamente nuevas o espacios renovados requiere un trabajo preliminar adicional. Además de las necesidades de materiales ordinarios, la planificación del equipamiento más importante requiere un enfoque organizado para el desarrollo del presupuesto, la programación, la solicitud de ofertas y cotizaciones, el análisis y la negociación de precios y la redacción de solicitudes de órdenes de compra.

Un enfoque reflexivo de la planificación puede proporcionar valor económico y práctico ahora y a largo plazo. Las siguientes son preguntas clave que debe hacerse al considerar las principales necesidades de equipos nuevos:

1. ¿Tenemos la información correcta para las compras de equipamiento? Mucho antes de que comience la construcción o renovación, los inventarios de equipos existentes deberían ayudar a brindar información sobre datos para las decisiones de reutilización, redespliegue o reemplazo. Luego, los expertos en equipos pueden realizar análisis en profundidad sobre los planes de reemplazo en función de una variedad de factores, como la vida útil, los retiros de la FDA y los costos de mantenimiento.

2. ¿Quién debería participar en las decisiones sobre equipamiento? Los equipos de planificación deberán trabajar en estrecha colaboración con los usuarios finales, diseñadores y gerentes de proyectos para equilibrar los objetivos operativos y las prioridades de atención al paciente junto con las necesidades de tecnología, diseño y construcción.

3. ¿Qué herramientas ayudarán a garantizar una planificación precisa? Las visualizaciones pueden ayudar a garantizar que todas las partes interesadas y socios, desde enfermeras hasta arquitectos, estén en la misma página y comprendan qué esperar. Las herramientas de modelado de información de construcción (BIM) se pueden utilizar para producir dibujos de ubicación de equipos que respalden procesos de diseño y visualización más realistas, lo que a su vez ayuda a generar programas de costos más precisos.

4. ¿Cómo aseguraremos una instalación sin problemas? Una vez que se completa la etapa de planificación, la instalación debe gestionarse rigurosamente, desde la confirmación de los documentos de diseño y la revisión de los dibujos específicos del proveedor, hasta la gestión de los programas de entrega y la coordinación de la recepción. El día de la entrega, se necesitará soporte en el sitio para supervisar la instalación y brindar capacitación.

Un proveedor de planificación de equipamiento médico con amplia experiencia clínica y de ingeniería puede sumarse a su equipo para respaldar todos los objetivos anteriores. Es más, un proveedor con relaciones preferidas con distribuidores líderes en la industria a menudo puede reducir los costos. Una vez que la planificación de su equipamiento esté bien encaminada, es hora de invertir en un plan de transición sin problemas.

Una transición suave desbloquea el valor. Al colaborar con el proyecto de modernización de un gran sistema de salud, JLL ayudó a realizar una transición sin problemas a una instalación de 15.000 metros cuadrados con salas de hospitalización, un centro de imágenes y salas de operaciones (quirófano). Con una planificación eficaz, el equipo logró ahorros en los costos de transición de USD 50.000 y redujo el tiempo de inactividad en un 50%, lo que permitió a los equipos clínicos reanudar rápidamente la atención normal del paciente.

Preguntas clave para planificar la mudanza de su servicio de atención médica

No importa qué tan emocionados puedan estar los equipos de mudarse a una instalación más moderna y acogedora, la transición a un espacio nuevo o renovado puede tener un impacto significativo en las operaciones diarias. Desde el flujo de pacientes interdepartamental y la integración del modelo de atención hasta la comunicación y la capacitación, es importante gestionar los desafíos operativos sin desviar la atención del servicio a los pacientes.

Ya sea que esté renovando o mudándose a una instalación completamente nueva, sus empleados deben poder continuar su trabajo con confianza y sin problemas antes, durante y después de una mudanza para garantizar que la atención al paciente siempre sea lo primero.

Considere estas preguntas lo antes posible en el proceso:

5. ¿Cómo se pasa del plano de diseño al día de la inauguración? La coordinación magistral es clave para activar con éxito una instalación. Deberá considerar cómo los cambios en las operaciones de la planta, el mobiliario y el equipo médico coincidirán con los problemas de seguridad, tecnología informática, servicios ambientales y administración de materiales. Con tantas pelotas en el aire, puede ser fácil pasar por alto algunos de los muchos detalles necesarios para garantizar la disponibilidad operativa y de las instalaciones.

Por eso es fundamental contar con el equipo adecuado para identificar, definir y organizar las tareas y los recursos necesarios para abrir con éxito su nueva instalación. Con un socio experimentado, su organización puede beneficiarse de un plan y un proceso de activación detallados que minimizan el tiempo de inactividad y los riesgos para la atención del paciente.

6. ¿Su plan de mudanza tiene en cuenta todos los detalles y escenarios? A medida que se acerca el día de la puesta en funcionamiento, es hora de compilar planes y programas de mudanza detallados. Los planes de mudanza deben tener en cuenta una amplia gama de piezas móviles, incluidas las desconexiones de tecnología informática, problemas mecánicos y de plomería, necesidades de ingeniería clínica y suministros de alimentos y/o farmacéuticos. Tener un socio práctico disponible para la gestión y coordinación en el sitio puede ayudarlo a asegurarse de que no se pierda nada.

7. Si es necesario mover a los pacientes, ¿qué hará para garantizar la seguridad y minimizar el estrés? Reubicar a los pacientes puede ser estresante para los pacientes y sus familias, así como para los equipos de atención. Trabajar con un experto en reubicación de pacientes puede ayudar a aliviar las posibles interrupciones al considerar todos los problemas potenciales, incluidos los recorridos, las necesidades farmacéuticas y el equipamiento de cuidados críticos. Y, debido a que la práctica hace a la perfección, el socio ideal también coordinará a los equipos clínicos y a los proveedores de emergencias para realizar prácticas para confirmar la viabilidad y seguridad del plan.

8. La instalación está abierta ... ¿y ahora qué? Las preguntas y los problemas imprevistos surgen inevitablemente una vez que se abren las puertas. Un centro de comando de transición puede brindar soporte continuo en el sitio, con un único punto de contacto para ayudar a clasificar los elementos de acción a las partes responsables y administrar el estado de todas las preguntas e inquietudes.

El cambio positivo requiere una planificación proactiva

En la atención médica, el cambio continuo es fundamental para cumplir los objetivos de atención al paciente y garantizar un uso eficiente del capital. Una planificación eficaz puede hacer o deshacer la reubicación o renovación de una instalación y el equipo que se utiliza en ella.

El socio adecuado proporciona las manos seguras para el cambio operativo y la transición sin problemas, para que sus equipos puedan continuar haciendo lo que mejor saben hacer: cuidar a sus pacientes.

Preparar las instalaciones para el aumento de pacientes de COVID-19. Cuando un importante sistema de salud necesitaba expandir su capacidad de cuidados intensivos en previsión del aumento de pacientes de COVID-19, confiaron en JLL para administrar la logística de convertir varias áreas comunes para darles uso en la atención de pacientes. Esto incluyó todo, desde la obtención de camas y equipamientos médicos hasta la coordinación de servicios de apoyo como tecnología informática, ingeniería clínica, servicios ambientales y gestión de materiales. Esto permitió a los profesionales de la salud permanecer enfocados en lo que mejor saben hacer; al servicio de los pacientes.