Opiniones

(re)ingreso al trabajo:
Una guía para la industria de las ciencias de la salud para navegar por la “nueva normalidad”

¿Cómo pueden las compañías dedicadas a las ciencias de la salud revitalizar los laboratorios y las oficinas para acelerar sus resultados?

La industria de las ciencias de la salud ha estado avanzando a raíz del nuevo coronavirus, y en muchos casos, se está acelerando. Las compañías farmacéuticas, biotecnológicas y de dispositivos médicos se han visto afectadas de manera única por la pandemia de COVID-19, lo que ha generado oportunidades y desafíos. Oportunidades para crear vacunas, terapias y diagnósticos COVID-19, pero también desafíos para equilibrar la visión actual de nuevos proyectos. Después de todo, cientos de millones de personas en todo el mundo dependen de las compañías dedicadas a ciencias de la salud para ayudar a prevenir y combatir el cáncer, la diabetes, las enfermedades cardiovasculares y muchas otras afecciones críticas de salud. La investigación de GlobalData muestra que actualmente hay 9.000 medicamentos en ensayos clínicos y otras 23.000 terapias en etapas anteriores a los ensayos clínicos.

Debido a que las empresas de ciencias de la salud son una parte fundamental del avance de la ciencia, muchas operaciones han perseverado in situ o remotamente. Las plantas de fabricación han seguido produciendo los medicamentos que están en demanda, y los trabajadores de fabricación han permanecido en estas instalaciones. Algunas organizaciones biofarmacéuticas han continuado el trabajo esencial de investigación y desarrollo (I&D) dentro de los laboratorios físicos, en menor medida, al tiempo que garantizan que el trabajo computacional se realice de forma remota. En la medida en que las organizaciones de ciencias de la salud consideran el retorno de empleados adicionales al espacio del laboratorio y la oficina, esta guía tiene como objetivo responder preguntas clave:

  • ¿Cómo deben prepararse las empresas para reinstituir científicos y reabrir espacios de laboratorio cerrados?
  • ¿Cuál es el protocolo para regresar a los empleados a los entornos de oficinas?
  • Una vez que regresan, ¿cuáles son las consideraciones operativas y de seguridad para los empleados?
  • A medida que evoluciona el entorno que rodea la pandemia, ¿cuáles son algunas formas en que las organizaciones de ciencias de la salud pueden adaptarse a la nueva normalidad?

(re)activar laboratorios

Para seguir ampliando su flujo de producción de terapias, será esencial que las organizaciones de ciencias de la salud reevalúen y reactiven las instalaciones necesarias de I&D. Primero profundicemos en los preparativos necesarios para varios tipos de laboratorios. En el plazo inmediato, hay varias acciones que pueden tomar relacionadas con su fuerza de trabajo existente y las necesidades prioritarias de la empresa: 

  • Analizar huella actual y flujo de trabajo 

Comience tomando una mirada detallada en su huella de I&D. Hagan una lista de los laboratorios que han permanecido parcial o totalmente operativos y luego identifiquen por separado los laboratorios que no están operativos u ocupados debido a la pandemia. Clasifiquen estos laboratorios y luego recopilen datos sobre cuáles científicos y personal de laboratorio normalmente han ocupado los laboratorios. El objetivo final en la recopilación de estos datos es evaluar los patrones de circulación del laboratorio, trazar flujos de trabajo críticos y construir una base para las evaluaciones de las instalaciones y los equipos.

  • Determinar las habilidades y priorizar la entrega

Antes de reactivar los laboratorios, es importante prepararlos para el éxito. Identifiquen las habilidades y talentos de sus científicos y técnicos que trabajan actualmente, así como los empleados adicionales que están considerando hacer retornar. Tomen estas habilidades, compárenlas con los proyectos críticos a entregar de I&D y determinen la infraestructura de la instalación necesaria.

  • Realizar una evaluación basada en la actividadonduct an activity-based assessment

Inicien la evaluación enumerando y revisando las actividades críticas y necesarias de laboratorio. Evalúen los laboratorios actualmente operativos, así como los laboratorios no operativos y determinen qué actividades se pueden alinear y combinar. Después de eso, prioricen su flujo de proyectos para que puedan alinearse con las habilidades de sus empleados y los protocolos de distanciamiento espacial necesarios. En última instancia, la evaluación basada en la actividad les ayudará a descubrir lo que se necesita, cuántas personas son necesarias y los problemas de distanciamiento social que hay que solucionar.

  • Considerar formas de minimizar la interacción de los empleados, como reconfiguraciones menores

Aquí es donde la recopilación de datos y las evaluaciones iniciales comienzan a dar sus frutos. Según el número de personal de laboratorio y los resultados del análisis de flujo de trabajo y las métricas de densidad, pueden determinar la forma de reconfigurar cómo y dónde está sentado el personal en el espacio físico. Muchos laboratorios, dependiendo de su flexibilidad, no pueden reconfigurar completamente el equipo. Sin embargo, las organizaciones pueden eliminar todos los elementos no esenciales que sea necesario. Aún más, pueden determinar los límites de la capacidad de espacio de los laboratorios y publicar estos números en la entrada de cada laboratorio. Los horarois rotativos combinados con un sistema de reservas son herramientas efectivas para elevar el distanciamiento social y minimizar la interacción. Además, pueden determinar los siguientes pasos respondiendo a las siguientes preguntas: ¿Cómo se reciben en el laboratorio los materiales y los compuestos de soporte? ¿Quién accede a los equipos especializados compartidos y cómo lo hacen? ¿Dónde pueden aprovechar los controles administrativos para agilizar el flujo y elevar el distanciamiento social?

  • Revisar y probar el alisamiento de la instalación con atención

Dependiendo de la recopilación de datos y los resultados de la evaluación, cada espacio del laboratorio tendrá necesidades significativamente diferentes de servicios públicos, calefacción, ventilación y aire acondicionado (HVAC). Establezcan medidas para revisar el estado de los sistemas de soporte del laboratorio, realicen inicios seguros del sistema y revisen las complejidades de los sistemas HVAC. La realización de recorridos de cada espacio les permitirá abordar la disponibilidad de energía del equipo, resolver problemas en forma oportuna y evaluar posibles flujos de personal unidireccionales. 

  • Instalar soluciones esenciales y creativas para los empleados

Las empresas de ciencias de la salud pueden rápida y fácilmente agregar la señalización "STOP" frente a las puertas o hacia áreas que requieren la precaución. Agregando signos, flechas y huellas de pies como la señalización de piso da una dirección importante a los empleados y les recuerda de las medidas de distanciamiento. A medida que los científicos se centran en el trabajo de investigación y desarrollo, pueden brindarles la seguridad que necesitan instalando divisores de plexiglás entre bancos, capuchas y otros equipos. Las ideas creativas pueden lograr un impacto positivo y no tienen que romper el banco. Algunas compañías de ciencias de la salud han instalado dispositivos sin contacto para entradas y salidas a los laboratorios. Consideren soluciones simples y menos costosas como abridores de puertas accionados por los pies. El uso de esquemas de color para máscaras y ropa de laboratorio es una forma válida de mantener alineados a los equipos de laboratorio con foco similar.

  • Crear un plan para las operaciones de laboratorio en curso

Las pequeñas cosas recorren largo camino. En sus planes de operaciones de laboratorio en curso, consideren minimizar el uso de elementos de soporte compartidos como taburetes, batas de laboratorio, computadoras, teclados y similares. Establezcan medidas para que los empleados sepan lo que se ha utilizado o no; por ejemplo, usen la cinta verde y roja (para lo limpio y no limpio, respectivamente) en escritorios, sillas y otras áreas apropiadas. Esto se utilizará como una señal para el personal de limpieza, y también a otro personal de que se ha utilizado o no. Con respecto a los suministros, planifiquen que duren al menos una semana y coordine la entrega en áreas designadas fuera del laboratorio. Las áreas adicionales para las operaciones de laboratorio en curso incluyen la gestión de desechos, la evaluación de productos químicos u otros artículos con una vida útil corta, las estaciones de suministro y la gestión continua de equipos de protección personal (EPP).

Un enfoque personalizado para reactivar sus laboratorios

Preparen sus edificios, espacios y personas para impulsar su misión de manera segura y efectiva

 
 

(re)abrir oficinas y otros espacios

De acuerdo con los mandatos de los gobiernos nacionales y locales, así como la preparación de los empleados, las compañías de ciencias de la salud están sopesando la oportunidad de reabrir y revitalizar sus espacios de oficinas. En un mundo posterior a COVID-19, es probable que no todo el espacio de la oficina vuelva a pleno funcionamiento. En cualquier caso, cuando las empresas de ciencias de la salud estén considerando este paso vital, es importante tener en cuenta: 

  • Observar los desencadenantes de reingreso

Primero, cumplan con las órdenes ejecutivas de su gobierno y los mandatos de las autoridades que tienen jurisdicción. Documenten las fechas clave, como cuándo se levantan las órdenes de quedarse en casa, y comprendan las obligaciones para el distanciamiento social, los toques de queda, los exámenes de salud y el uso de tapabocas. A medida que la capacidad en la oficina disminuye y fluye, deberán planificar, ajustar y optimizar rápidamente los procesos operativos. Su organización y/o la administración del edificio necesitarán procesos flexibles para maximizar la salud, la seguridad y la eficiencia. Además, será esencial crear una guía de escenarios de preparación para el reingreso y procedimientos graduales o de "cierre rápido" para cualquier entrada del virus.

  • Escalonar el regreso al trabajo para aplicar el distanciamiento social

Identifiquen a los empleados críticos que deben regresar al trabajo en cada ola de reingreso y creen horarios de rotación cuando sea necesario. Mantengan la separación entre los grupos que regresan a la oficina, si es posible, para limitar el impacto en caso de que sea necesario el aislamiento. Tengan en cuenta varios escenarios de reingreso para proporcionar la máxima flexibilidad con cuándo y dónde vuelva a ingresar. Al reingresar, tengan la seguridad de haber pensado en cualquier espacio, ocupación o ajustes de diseño. Implementen el distanciamiento social ajustando la capacidad de su espacio, el plan de asientos, el diseño, las rutinas de limpieza y el uso. Esto es especialmente cierto para los espacios compartidos como las salas de reuniones, los espacios de colaboración y los baños. Ejecuten cualquier cambio de configuración de trabajo o reconfiguraciones de muebles y reemplacen elementos de alto contacto como puertas y botes de basura con opciones sin contacto.

  • Reconfigurar el espacio

Muchas organizaciones ya habían adoptado estilos de trabajo progresivos antes de la pandemia que les han ayudado a seguir siendo productivos durante la cuarentena. Dicho esto, a medida que las organizaciones comienzan a planificar el reingreso, algunas áreas de la estrategia en el lugar de trabajo deben revisarse sobre la base de las lecciones aprendidas durante la pandemia. Asegúrense de que el diseño de su lugar de trabajo se alinea con su estrategia de planificación espacial actualizada, basada en las directrices de distanciamiento social. Consideren la posibilidad de reutilizar las salas de reuniones infrautilizadas, las áreas comunes, los centros sociales o cafés para estaciones de trabajo adicionales. Tendrán que trazar las posibles áreas de riesgo en función de dónde se congregan las personas, como las salas de conferencias, las cafeterías y los espacios de colaboración.

  • Impulsar el uso de la tecnología

El lugar de trabajo post-COVID-19 ha acelerado la necesidad de nuevas tecnologías en el lugar de trabajo. Pueden utilizar la tecnología para repensar diseños a través del software de utilización del espacio, priorizar las operaciones de construcción basadas en datos con supervisión en tiempo real y administración de órdenes de trabajo, ofrecer aplicaciones orientadas a los empleados que generan confianza y mucho más. Si aún no lo han hecho, creen una hoja de ruta tecnológica basada en las capacidades preferidas de su empresa: para navegar de forma segura el distanciamiento social, aumentar la experiencia en el lugar de trabajo y ganar la guerra por el talento.

Pueden ser fácil sentirse abrumados por las opciones tecnológicas, por lo que es importante identificar primero lo que debe resolverse de inmediato y lo que se puede resolver en oleadas posteriores. Creen una línea de tiempo para introducir herramientas de automatización y eficiencias a través de hitos tecnológicos. Muchas organizaciones ya confían en los Sistemas Integrados de Gestión del Lugar de Trabajo (IWMS) o La Gestión de Activos Empresariales (EAM) para realizar tareas diarias.

Un enfoque holístico para volver a ingresar a su espacio de trabajo

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Preparar a los empleados para el (re)ingreso

Independientemente del tipo de espacio, una cosa es cierta: las empresas de ciencias de la salud deben priorizar la salud y el bienestar de los empleados. Desde entrenamientos remotos hasta planes de comunicación proactivos, los planes de preparación de los empleados bien definidos contribuirán en gran medida a garantizar el éxito de reingreso. Sin esto, las bases de las instalaciones y los procedimientos operativos pueden no ser tan exitosos. 

  • Personalizar el compromiso de los empleados

Para aumentar la experiencia de los empleados y minimizar los problemas de salud, algunas organizaciones están instituyendo comunicaciones proactivas y detalladas. Esto puede incluir mensajes de los líderes en los que se compartan todas las medidas que están tomando para garantizar la seguridad y eficacia del laboratorio, la oficina y los entornos de fabricación. Las capacitaciones virtuales previas al retorno para los empleados son un paso adicional para garantizar que los detalles, como los nuevos protocolos de señalización, la capacidad de espacio y las reconfiguraciones de laboratorio, produzcan el impacto deseado. Las encuestas anónimas pueden ser una herramienta poderosa no solo para evaluar la comodidad de los empleados, sino también sus necesidades y variaciones de carga de trabajo.

  • Crear kits de bienvenida

Ayuden a sus empleados a regresar al lugar de trabajo con facilidad. Incluyan una guía de preguntas frecuentes impresa sobre protocolos actualizados para el distanciamiento social, las reglas de etiqueta sobre respiración y estornudos y otras normas nuevas del espacio de trabajo, así como elementos esenciales posteriores a la pandemia como desinfectantes para manos, toallitas desinfectantes y tapabocas, además de artículos promocionales adicionales, según sea necesario.

  • Utilizar la tecnología para continuar generando confianza

Los empleados estarán comprensiblemente nerviosos al regresar al lugar de trabajo. Las aplicaciones orientadas al empleado que ofrecen soluciones para abordar los estándares de salud y seguridad serán cada vez más importantes. Imaginen que ha realizado todo el trabajo previo para activar automáticamente las limpiezas en los espacios de trabajo compartidos, pero los empleados no tienen forma de saberlo. Consideren integrar las notificaciones de limpieza en sus aplicaciones de reserva de habitaciones y orientación como FMS:Empleado para automatizar las solicitudes de servicio o limpieza a un espacio recientemente ocupado. O mejor aún, para infundir confianza en su equipo de que las áreas a su alrededor son seguras, entreguen actualizaciones a través de una interfaz simple utilizando aplicaciones de experiencia de los empleados como JiLL o Modo. Conectarán fácilmente todos sus sistemas de backend para proporcionar actualizaciones críticas como la calidad del aire y las alertas de limpieza.

  • Estar preparado para el trabajo remoto continuo

Aunque su lugar de trabajo se reactive para que los empleados regresen, es probable que haya un porcentaje de empleados que aún prefieran trabajar de forma remota. Los datos recopilados a través de encuestas de empleados pueden proporcionar claridad a medida que avanzan. Consideren una política de trabajo desde casa para funciones de trabajo y empleados con el ajuste adecuado.

 

Para las cinco listas detalladas y saber más, descargue nuestra guía en PDF.

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