Cómo los nuevos patrones de trabajo híbrido están revolucionando la gestión de instalaciones

ASaber con precisión cuántas personas están en la oficina en días diferentes es más difícil que nunca, explica Alan Epps, director de operaciones de Integral, la división de gestión integrada de instalaciones de JLL en el Reino Unido.

“Hemos pasado de niveles de ocupación predecibles a un escenario en el que es más difícil medir las necesidades de gestión de instalaciones (o facilities management, FM) de día a día”, afirma Epps. “El retorno al lugar de trabajo en curso enfatiza lo vitales que son la tecnología y los datos a la hora de gestionar edificios”.

Los directores de instalaciones recurren cada vez más a herramientas tecnológicas avanzadas que realizan un seguimiento de la ocupación general de la oficina, como la puesta en marcha de la plataforma de análisis del lugar de trabajo Vergesense, o el uso de escritorios y salas de reuniones a través de la plataforma de edificios inteligentes Infogrid. Mientras tanto, la plataforma Safe Workplace de la empresa de software empresarial ServiceNow realiza un seguimiento de una serie de factores, desde planos de planta de distanciamiento social hasta limpieza automatizada.

“El seguimiento en tiempo real de los niveles de uso del espacio y de ocupación de la oficina permite a los equipos de FM planificar la mejor forma de llevar a cabo las tareas de mantenimiento planificadas y aprovechar horas no ocupadas en lugar de trabajar fuera de horario”, afirma Epps. “También ayuda a gestionar el personal de forma más eficaz, por ejemplo, diferentes niveles de seguridad o más limpieza durante y después de las horas ocupadas”.

De hecho, uno de cada dos empleados ahora dice que un fuerte enfoque en la higiene es esencial en la oficina, según el Barómetro de Preferencias de los Trabajadores de JLL.

Mejorando la eficiencia

Gracias al trabajo híbrido, se ha añadido una capa adicional de imprevisibilidad a los niveles de ocupación, ser capaz de responder rápidamente a eventos imprevistos es aún más importante, ya sea que se trate de un ascensor que se descompone durante un día ajetreado entre semana o de repente necesite cerrar un área para una limpieza profunda si se han enfermado los empleados que usan el espacio.

Una nueva generación de servicios de gestión de instalaciones bajo demanda, como las Instalaciones bajo Demanda de JLL, están dando a las empresas y propietarios acceso instantáneo a los servicios de instalaciones para que puedan responder rápidamente a tareas urgentes.

"Los servicios bajo demanda son una forma más inteligente y eficiente de gestionar las tareas reactivas", explica Leighton Jones, director de producto de Integral. "Poder registrar los problemas de forma rápida y sencilla para realizar un seguimiento del progreso en línea significa menos tiempo de inactividad, al tiempo que ayuda a mantener a las empresas seguras y conformes."

Compartir datos del lugar de trabajo de manera efectiva entre diferentes equipos también es clave, dice Epps, particularmente cuando se monitorea el uso del espacio.

"Si una sala de reuniones no se ha utilizado durante días o incluso semanas esa información puede beneficiar a una gran variedad de personas, desde limpiadores que ya no necesitan vaciar un contenedor hasta personal de seguridad que ya no necesita comprobar si una ventana está cerrada, así como técnicos que necesitan comprobar el equipo periódicamente”, explica Epps. "Apagar una habitación sin usar también ofrece a las empresas ahorros de energía".

La tecnología y los humanos trabajan juntos

Las plataformas tecnológicas están ayudando cada vez más a gestionar el flujo de visitantes a las oficinas. Los sistemas de gestión de visitantes basados en la nube, como VisitLog de Suecia e iLobby de Canadá, ayudan a las empresas a realizar un seguimiento de los huéspedes en el edificio, lo que aumenta la seguridad al tiempo que se apoya un proceso de registro más eficiente.

"La tecnología que elimina las tareas domésticas del personal de recepción permite una interacción más humana, lo que proporciona una mejor primera impresión de la empresa y el edificio", dice Jones.

El uso de plataformas tecnológicas para las cargas administrativas también libera a los directores de instalaciones para que se centren más en cómo apoyan el nuevo rol de las oficinas como espacios sociales y de colaboración que ayudan a los empleados a conectarse con sus compañeros y respaldan su salud y bienestar.

De hecho, como muestra la investigación de JLL del Lugar de Trabajo Regenerativo, los empleados de hoy en día están priorizando los espacios de relajación, los servicios de alimentos saludables y las áreas sociales en la oficina.

"A medida que más personas entran en la oficina para reunirse con la gente en lugar de simplemente seguir con el trabajo, los gerentes de las instalaciones deben pensar en la mejor manera de facilitar eso", dice Jones.

Ciertamente, la evolución de las herramientas tecnológicas seguirá siendo una parte importante de la combinación para ayudar a las empresas a administrar las instalaciones de manera efectiva y proporcionar una experiencia óptima en el lugar de trabajo.

"Las empresas están recurriendo rápidamente a estas tan necesarias nuevas ofertas tecnológicas para gestionar entornos de trabajo más complejos", afirma Jones. "El auge del trabajo híbrido ha puesto sin duda en primer plano la tecnología del lugar de trabajo".”