La renovación de la sede central de JLL en Chicago

Foco

Seis pisos desmantelados, rediseñados y reconstruidos

Valor

1.200 empleados de cuatro generaciones contribuyeron con lo que ellos deseaban para un nuevo lugar de trabajo

Tamaño

18.600 metros cuadrados, completamente reorganizados con una mínima interrupción

El mundo del trabajo está cambiando, impulsado por la rápida innovación tecnológica. Esa velocidad de cambio se está acelerando, impulsando a más oficinas a adaptarse. Y, sin embargo, nuestra sede no se había renovado desde que se hicieron pequeñas actualizaciones estéticas en 2007. La próxima fecha de expiración del contrato de arrendamiento fue solo el desencadenante que necesitábamos para reevaluar nuestro espacio. ¿Qué funcionó y qué no?

Recurriendo a un espectro completo de los servicios JLL, evaluamos nuestro espacio actual, comparamos edificios alternativos, construimos una estrategia de trabajo a prueba de futuro y, finalmente, decidimos renovar. Hemos rediseñado por completo los 18.600 metros cuadrados de espacio en seis pisos para brindar un mejor servicio a los más de 1.200 empleados actuales, quienes fueron fundamentales en la configuración del espacio. El resultado es un entorno flexible, centrado en las personas. Refuerza nuestra cultura, apoya el bienestar y promueve la productividad.

Y como nuestra sede mundial, nuestro espacio en Aon Center en Chicago ahora establece el tono para nuestra marca, nuestro negocio y nuestro futuro.

El nuevo espacio

¿Por qué renovar ahora?

El lugar de trabajo ha cambiado radicalmente en los últimos años. Cuatro generaciones de empleados están trabajando juntos, cada uno con diferentes estilos. Cuando se toma en cuenta la rápida evolución de la competencia y el cambio tecnológico y social, queda claro lo importante que es para las empresas preparar sus lugares de trabajo para el futuro si desean prosperar en los próximos años.

Quedarse quieto no es una opción en nuestro mundo de alta velocidad. Reconocimos que seguir siendo competitivos depende de tener un lugar de trabajo bien diseñado y amigable para las personas que fomente la productividad y la colaboración real, que promueva la salud y la felicidad, y nos ayude a atraer y retener a los mejores talentos. Nuestra investigación mostró que nuestro propio espacio en la sede central no estaba abordando estas necesidades por completo, por lo que tomamos medidas audaces para crear una oficina completamente nueva y transformar la forma en que trabajan nuestros empleados.

Cómo lo hicimos

Reunimos un equipo A

Revitalizar tu espacio de trabajo necesita una multitud de personas. Entonces, cuando lanzamos el proyecto de nuestra sede, juntamos a nuestros mejores pensadores estratégicos y expertos en la selección, planificación y construcción de espacios de trabajo modernos con los diseñadores visionarios e innovadores de Gensler. Armados con las ideas de las personas que más influyen en el éxito de JLL, nuestros empleados, colaboramos para inventar un nuevo tipo de lugar de trabajo, uno que equilibre cómo nuestra gente quiere trabajar con ideas sobre el futuro del trabajo.

¿Nos quedamos o nos vamos?

Con la expiración del contrato de arrendamiento en mayo de 2017, tuvimos que decidir si nos quedábamos para renovar o mudarnos a un nuevo espacio. Las sesiones de visión temprana con los líderes , entrevistas con las partes interesadas y una encuesta de empleados examinaron la ubicación, el viaje diario, los servicios y nuestro edificio actual para decidir qué nos gustó en comparación con lo que estaba disponible en otros lugares. Un análisis exhaustivo votó a favor de "quedarse", y comenzaron las complejas negociaciones de arrendamiento.

Compromiso temprano

¿Qué es una renovación sin el compromiso de los empleados? Una encuesta de base aprovecha los comentarios de los empleados sobre todos los aspectos de la oficina existente para descubrir cómo apoya (y dificulta) la forma en que las personas trabajan. Y para atraer a la fuerza laboral del mañana, desarrollamos un grupo de representantes millenials. El equipo del proyecto abre las líneas de comunicación con esta clave demográfica intencionalmente y al principio del proceso. Se establece que nuestro objetivo final es diseñar y construir un espacio que permita a nuestra gente, independientemente de su demografía, realizar su mejor trabajo.

Espacio alternativo de giro

En una renovación de varios pisos, ¿cómo discenir quién se mudará cuándo? ¿Y dónde pones a la gente durante la construcción? Es un rompecabezas complicado, pero con un "espacio de giro" temporal en el mismo edificio, barajamos nuestra fuerza laboral con una interrupción mínima. Primero tuvimos que evaluar las necesidades comerciales y trabajar con un arquitecto para diseñar el plano de planta final para establecer dónde trabajaría cada grupo. A partir de eso, trabajamos al revés para encontrar la fecha de mudanza de cada grupo, comenzando con la recepción. No podemos dejar la recepción fuera de servicio o moverla a un espacio de giro temporal, de modo que fue un catalizador que activó los tiempos de mudanza de los diferentes pisos. 

Mudanza en etapas

Cada fase de la renovación completó dos pisos a la vez, y celebramos estos hitos con eventos e incentivos para toda la fuerza laboral, no solo para aquellos que se habían mudado. Los nuevos escritorios son solo emocionantes para pocos, por lo que cada fase incorporó una una revelación para toda la compañía, tal como la recepción tipo lounge o el Club de dos pisos.  Se invitó a la gente a celebrar con desayunos, sorteos y cabinas de fotos. Se ofrecieron recorridos regulares a los empleados que aún no se habían mudado. La capacitación y el compromiso continuos se llevaron a cabo por embajadores de cambio dedicados a ese rol.

Momentos especiales

No fue posible predecir todos los pensamientos, ideas y desafíos que surgirían al crear un espacio de trabajo funcional y atractivo. Es, sin embargo, divertido compartirlos, así que para tu educación y disfrute, echa un vistazo a algunos de nuestros momentos Aha! favoritos.

Traerlos de vuelta

En los primeros estudios de ocupación, descubrimos que la utilización había disminuido, lo cual es un problema tanto desde la perspectiva de la eficiencia como del costo. Y es una señal sólida de que nuestro espacio no estaba sirviendo bien a las personas. Al mismo tiempo, JLL se estaba desempeñando bien, por lo que sabíamos que las personas estaban logrando hacer su trabajo fuera de la oficina. Mensaje recibido. Aumentamos la utilización al ofrecer más opciones y más espacios para alentar a las personas a estar presentes y ser productivas de una manera que tenga sentido para ellas.

Preparando los plazos

Con 1.200 personas, un cronograma de 18 meses y 18.600 metros cuadrados, el proyecto estaba obligado a desviarse del plan. Caso en cuestión: nuestro departamento de impuestos estaba programado para mudarse el 12 de septiembre de 2016, pero el 15 de septiembre es una gran fecha límite de impuestos donde los empleados están todos con el apuro de la fecha límite de presentación. Su fecha de mudanza fue retrasada dos semanas. La planificación extensa no puede predecir cada cosa. Nuestro mantra: mantente flexible pero enfocado.

Retrospectiva útil

Una recepción tipo sala de estar es bastante elegante, pero en última instancia, solo invita a los huéspedes. Después de la mudanza, reconocimos que esta distinción era un desperdicio y cambiamos los muebles. Al reconfigurar la recepción para invitar tanto a los huéspedes como a los empleados, aumentamos su utilización, justificamos su inversión y brindamos a los invitados una ventana de bienvenida a la forma en que trabaja nuestra gente.